מנכ"ל חברה אמור לקבוע את יעדי החברה, את הדרך אליהם, להוביל, להנהיג, ללמד ולכוון את מנהליו ועובדיו כיצד להגיע ליעדים שקבע.
תחילה נפרוט את התחומים עליהם אחראי המנכ"ל:
- אסטרטגיה.
- כספים.
- תפעול.
- שיווק.
- מכירות.
- רכש וייבוא.
- ייצור.
- משאבי אנוש.
הערה: כמובן שלא בכל החברות יש את כל היחידות האלו.
מכאן ברור מאוד, מדוע שכיח לראות מנכ"לים שמעבירים את האחריות והניהול של חלק מהתחומים למנהלים אחרים ו/או אינם משתלטים על הכל.
אז איך בכל זאת מנהלים כל כך הרבה תחומים ?
האפשרות הראשונה היא, למנות מנהלים לכל תחום, אבל זו פריבילגיה ששמורה לחברות גדולות.
האפשרות היותר שכיחה, היא שלרוב אין לכל תחום מנהל ולכן רצוי ונכון למנות אחראי על התחום.
כן, גם אם זה עובד אחד.
הכוונה במילה "אחראי", כשמה שכן היא, אחריות על התחום ולא רק ביצוע.
בכל מקרה, בין אם ישנו מנהל תחום או אחראי תחום, עדיין תפקיד המנכ"ל מולם דומה.
תפקיד המנכ"ל, להוביל, ללמד ולכוון את מנהליו ואת זאת ניתן רק כאשר הדברים נעשים בהתמדה, עקביות ובסבלנות של המנכ"ל.
להלן רשימת כלים בסיסיים אשר מאפשרת למנכ"ל לנהל את הפעילות המגוונת והרבה הזו:
תוכניות עבודה
בקש מכל מנהל/אחראי להכין תוכנית עבודה שנתית אשר מפולחת לחודשים ושבועות. רצוי להכין מראש רשימה מסודרת של כל הנושאים שאתה רוצה שהוא יטפל בהם בתקופה זו ואז להשוות עם מה שהכין. צאו לדרך כאשר ישנה רשימה מסודרת של כל הנושאים עם פירוט ראשוני של המשימות לביצוע והכי חשוב, עם לו"ז מסודר (עדיף בתרשים גאנט) של כל אחת מהן.
ישיבות אישיות/מחלקתיות
מנכ"לים רבים, מוותרים על הישיבות האלו באמתלת "אנו עובדים בשוטף", אבל הסיבה האמיתית היא שאין בסיס לקיום הישיבה. כאשר אין תוכנית עבודה לבקרה, אין דוחות קבועים עם נתונים שמציגים את ביצועי המחלקה/תחום, אין אפילו רשימת משימות לביצוע עם לו"ז – על מה באמת יש לשבת ? כאשר ישנם הדברים האלו, ישנה אפשרות לבצע ישיבה איכותית ואפקטיבית שמניבה תוצאות, מלמדת את שני הצדדים, מעשירה ופותחת אפיקים חדשים וכו'.
והכי חשוב, חובה לבצע את הישיבות האלו בתדירות קבועה (רצוי מאוד לקבוע מועד ושעה קבועים ובלתי ניתנים להזזה) כדי להניב פירות.
דוחות ונתונים
בעידן הטכנולוגי של היום, כמעט ואין נתון שלא ניתן למדוד ולהציג.
השקעה חד פעמית בהקמת תשתית להפקת הדוחות והנתונים הנדרשים לניהול החברה, תהווה בסיס מעולה לניהול יומיומי של המחלקות השונות.
כאשר אין תשתית כזו, לרוב מסתפקים בנתונים הבסיסיים ביותר ובכל מקרה, רואים תמיד תמונה חלקית ולא מלאה, קשה לקבל החלטות ועוד יותר קשה לזהות בעיות..
האצלת סמכויות
שתי מילים מאוד "אופנתיות", אבל לרוב לא ממש משקיעים בהן מחשבה.
מנכ"ל שנמנע מלהעביר משימות למנהליו ועובדיו (בשפה פשוטה..), פוגע בסופו של דבר בתוצאות החברה.
למה ?
אם אתה לא סומך על המנהלים/עובדים שלך – זו בעיה !
אם אתה סומך, אבל מעדיף לעשות את זה בעצמך כי "זה ייצא יותר מהר/טוב" – זו בעיה !
אם אתה חושב שאתה חוסך משכורת (של מזכירה, עובד, מנהל וכו'), אבל בפועל, אתה לא מבצע את תפקידך כפי שמצופה ממנכ"ל – זו בעיה !
מנכ"ל שרוצה באמת לנהל (נשמע הזוי..) ולא לעשות את העבודה של העובדים שלו, יפנה מעצמו כל משימה שניתנת לביצוע ע"י אחרים, כי את העבודה שלו, אף אחד אחר לא יכול לבצע !
דוגמא אישית
שוב מילים גבוהות שמגיעות אלינו מהצבא, אבל הן כל כך נכונות ורלוונטיות לתפקיד המנכ"ל.
בדיוק כמו הורה לילד, איך שאתה תתנהג, כך יתנהגו הילדים שלך.
להלן דוגמאות לפעולות שמנכ"לים עושים ו"חושבים" שזה בסדר/מותר להם:
- מאחרים/מבטלים ישיבות.
- קובעים תוכנית עבודה ולא עובדים על פיה.
- אינם מכבדים את הזמן של המנהל/עובד.
- אינם מגיבים לבקשות/מיילים של עובדים בזמן ובכלל.
- מגיעים לא מוכנים לישיבות שנקבעו.
- מרימים את הקול על לקוח/עובד.
- משאירים את חדר הישיבות מלוכלך.
- משנים לו"ז ברגע האחרון.
בחברות שהמנכ"ל "מרשה לעצמו" להתנהג כך, אל תתפלאו אחר כך לראות שבחברה:
הישיבות אף פעם לא מתחילות בזמן, אף אחד לא מגיע מוכן לישיבה, האווירה במשרדים לא נעימה, המשרדים לא נקיים, אף אחד לא מכבה אורות או דואג לניקיון וגם שמנסים לעשות "משהו טוב" לטובת העובדים, אף אחד מהם לא באמת נרתם/מעוניין.
חניכה ולימוד
אחד הכלים החשובים ביותר לשיפור ביצועים הוא חניכה ולימוד של המנהלים והעובדים.
מנהלים ועובדים שעוברים הכשרה לתפקיד, קורסים מקצועיים, הדרכות מעשיות וחניכה יומיומית משתפרים באופן דרמטי הן בביצועים ולא פחות חשוב, בתחושת השייכות והחיבור למקום העבודה.
מחקרים מוכיחים שחברות אשר משקיעות בנושא זה, משפרות את ביצועי החברה ביותר מ 20% בטווח המיידי וביותר מ 40% בטווח הארוך !
אבל, זה הפתרון "הקל".
הפתרון ה"קשה" יותר ליישום, הוא חניכה ולימוד של המנכ"ל את המנהלים והעובדים שלו.
דאג ללמד, להכשיר, לכוון ולשפר את העובדים שלך, כל הזמן ותגיע איתם לתוצאות מדהימות.
עשה זאת בכל אינטראקציה שלך עימם.
בין אם במשימה שאתה מעביר לביצוע ודואג להסביר וללמד כיצד לבצעה, בין אם בישיבה אישית בה תקדיש מעט זמן ללימוד והכשרה ובין אם בישיבת מחלקה עם כל הצוות.
במחקר שביצענו בנושא: מהן הסיבות שעובדים מעריכים את המנכ"ל שלהם,
הסיבה שנמצאת במקום הראשון היא שהם לומדים ממנו !
לא מקצועי, לא יחס אישי, לא תנאים שמקבלים !
הם הכי מעריכים את המנכ"ל שניתן ללמוד ממנו.
יציאה לשטח
שאל את עצמך: מתי היית בשטח בפעם האחרונה ?
ליציאה לשטח יש מגוון אפשרויות אבל לכולן אותה מטרה, חיבור לשטח וקבלת מידע שלא ניתן להשיגו באף דרך אחרת !
בין אם תבקר לקוחות, ספקים, תצטרף לפגישות מכירה, תעבוד עם העובדים ביצור/תפעול,
תצטרף לישיבות שאתה לא מוזמן אליהן, או אפילו, רק תשב ותצפה על פעילות אחת המחלקות – המידע שתקבל הוא יקר מפז.
מדהים לראות שמנכ"לים יעדיפו לשלם לגורם חיצוני ו/או להסתמך על חוות דעת של המנהלים שלהם ולא ישקיעו שעה אחת ששווה להם זהב.
בקיצור, צאו מהמשרד !
