כולנו כותבים, כותבים הודעות ווטס אפ ( מקווה בשבילכם שאתם לא מקליטים הודעות קוליות..) ,מיילים , מסמכי וורד, הצעות, מצגות … כתיבה היא מיומנות שהשליטה בה תאפשר לנו להיות מנהלים יעילים יותר ,להשיג את היעדים שלנו בצורה טובה יותר ובסופו של דבר להצליח יותר.
הכי חשוב שתזכרו – הרבה יותר קשה לכתוב מסמך קצר ואיכותי ממסמך ארוך ומקיף. ככל שתכתבו קצר וממוקד יותר, תשיגו את המטרות שלכם טוב יותר
מסמך עסקי יכול להיות קובץ וורד או אפילו הודעת דואר אלקטרוני ארוכה יחסית ומפורטת, מסמכים בכתיבה עסקית יכולים להיות לטובת כמה מטרות עיקריות :
- הצעת מחיר או הצעה לבצוע פרוייקט.
- תוכנית עבודה .
- דיווח על התקדמות או סטטוס.
- סיכום פגישה, בדיקה או פרוייקט.
- ביקורת או מסמך הצעות לשיפור.
כמובן שיכולים להיות סוגי מסמכים נוספים.
מכתב עסקי, להבדיל משיר או סיפור למגירה נכתב על מנת לשרת מטרה, בין אם כתבתם אותו מיוזמתכם או בהתאם להנחייה הנה כמה טיפים שיהפכו את הכתיבה שלכם להרבה יותר אפקטיבית.
- המסמך הוא אתם – גם אם נדרשתם לכתוב מסמך ונראה לכם מיותר לגמרי, זכרו שהמוניטין שלכם על הכף – הוציאו מסמך מסודר רהוט ומקצועי. מי יודע ,אולי הממונים עוד יקראו אותו…
- כותרות, חלוקה לפיסקאות וכתיבה בסעיפים מקלה על הקריאה וההבנה של המסמך, דאגו לרצף הגיוני וחלוקה נכונה של המסמך.
- כתיבת דואר אלקטרוני בכתיבה חופשית, יעילה ומתאימה מאד במקרים מסויימים, מאפשרת זרימה של התוכן והמסר. זאת כתיבה רציפה אבל נדרשת ללא פחות הקפדה.
- אם המטרה שלכם בכתיבת המסמך היא תיאום פגישה שבה תציגו את הדברים, צפרו את המסמך המסודר וכתיבו בגוף המייל הצעה לפגישה ובקשה לקרוא את המסמך קודם לכן.
תכתבו מעניין.
תהיו ענייניים – נקודות קצרות וברורות.
תנו לקוראים להבין מהר- מה אתם רוצים ולמה זה חשובה.
הומור- כן בזהירות.
סרקסזם וציניות -ממש לא.
המנעו מביקורת שניתן לשייך ישירות לאנשים ספציפיים.
תהיו עניינים, ברורים, מקצועיים ודיפלומטיים, את הישירות תשאירו לפגישה ומה שתאמרו בעל פה.
כתיבה טובה תקדם אתכם ואת התחום שלכם, תמתג אתכם כמקצוענים ומסודרים ובעיקר תקדם את הארגון שלכם, הרי זה מה שכולנו רוצים .
