כולנו כותבים. כותבים הודעות ווטסאפ ( מקווה בשבילכם שאתם לא מקליטים הודעות קוליות..) ,מיילים , מסמכי וורד, הצעות, מצגות וכו… כתיבה היא מיומנות שהשליטה בה תאפשר לנו להיות מנהלים יעילים יותר. להשיג את היעדים שלנו בצורה טובה יותר ובסופו של דבר להצליח יותר.
הכי חשוב שתזכרו – הרבה יותר קשה לכתוב מסמך קצר ואיכותי ממסמך ארוך ומקיף. ככל שתכתבו קצר וממוקד יותר, תשיגו את המטרות שלכם טוב יותר. מסמך עסקי יכול להיות קובץ וורד או אפילו הודעת דואר אלקטרוני ארוכה יחסית ומפורטת.
מסמכים בכתיבה עסקית נכתוב לרוב לטובת כמה מטרות עיקריות :
- הצעת מחיר או הצעה לביצוע פרויקט
- תוכנית עבודה
- דיווח על התקדמות או סטטוס
- סיכום פגישה, בדיקה או פרוייקט
- ביקורת או מסמך הצעות לשיפור
כמובן שיכולים להיות סוגי מסמכים נוספים.
כתיבת דואר אלקטרוני בכתיבה חופשית, יעילה ומתאימה מאוד במקרים מסוימים ומאפשרת זרימה של התוכן והמסר. זאת כתיבה רציפה אבל נדרשת לא פחות הקפדה. מכתב עסקי, להבדיל משיר או סיפור למגירה נכתב על מנת לשרת מטרה, בין אם כתבתם אותו מיוזמתכם או בהתאם להנחייה.
הנה כמה טיפים שיהפכו את הכתיבה שלכם להרבה יותר אפקטיבית.
- המסמך הוא אתם – גם אם נדרשתם לכתוב מסמך ונראה לכם מיותר לגמרי, זכרו שהמוניטין שלכם על הכף – הוציאו מסמך מסודר, רהוט ומקצועי. מי יודע ,אולי הממונים עוד יקראו אותו…
- כתבו מעניין ותהיו ענייניים – תנו לקוראים להבין מהר מה אתם רוצים ולמה זה חשוב. תהיו עניינים, ברורים, מקצועיים ודיפלומטיים, את הישירות תשאירו לפגישה ולמה שתאמרו בעל פה.
- כותרות, חלוקה לפסקאות וכתיבה בסעיפים, מקלה על הקריאה וההבנה של המסמך. דאגו לרצף הגיוני וחלוקה נכונה של המסמך.
- אם המטרה שלכם בכתיבת המסמך היא תיאום פגישה שבה תציגו את הדברים, צרפו את המסמך המסודר למייל וכתבו בגוף המייל הצעה לפגישה ובקשה לקרוא את המסמך המצורף קודם לכן.
- בכל הנוגע להומור – בזהירות רבה. לעומת זאת מסרקזם וציניות הימנעו לחלוטין.
- הימנעו מביקורת שניתן לשייך ישירות לאנשים ספציפיים.
כתיבה טובה תקדם אתכם ואת התחום שלכם ותמתג אתכם כמקצוענים ומסודרים
ובעיקר תקדם את הארגון שלכם, הרי זה מה שכולנו רוצים.
